【組織機構分類法】

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【組織機構分類法】

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

組織機構分類法是按機關內部組織機構將檔案畫分類別的方法。

 

由於各個組織機構都有主要的職權範圍，而且在承辦文件時往往留下一定的標記（如收發文印章、文號等），因此按組織機構對檔案進行分類，在類目的設置和文件的歸類上都有比較明顯的客觀標準，可以避免或減少因主觀因素而產生分類標準不一的缺點。

 

特別對現行機關文件的分類，因為文件材料由各組織機構立卷歸檔，所以每個組織機構歸檔的文件便自然構成一類。

 

按組織機構分類是簡便易行的、經常採用的一種檔案分類法。

 

組織機構分類法的類別設置，一般以機關內第一層組織機構畫分，必要時可畫分到第二層組織機構。

 

具體做法是：有多少機構即設置多少類，組織機構的名稱即是類名；

 

類別的次序應根據正式文件規定的或習慣上的順序排列，如領導機構或綜合機構在前，具體業務機構在後。

 

對於涉及幾個機構的文件，在一個機關內應當有統一的規定，以便將文件有規律地歸入相應的類別，使查找亦有規可循。

 

如業務機構起草而以機關行政名義的發文，一般應歸入機關的中心機構（辦公廳、辦公室等），也可歸入業務機構；

 

幾個機構聯合辦理的，一般應歸入主辦機構，也可歸入批示「退存」的部門或最後承辦的部門。

 

按組織機構分類，既能客觀地反映機關內各組織機構工作活動的面貌，最能保持全宗內文件之間來源方面的固有聯繫，便於歷史地研究問題；

 

又因為各組織機構形成的文件在內容上反映和說明的問題，往往是互相聯繫的，因而按組織機構分類也能保持文件之間在內容上的主要聯繫，便於按一定的專題查找檔案文件。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary